Każdego dnia w firmach pojawiają się nowe dokumenty, które z biegiem czasu tracą ważność lub mija okres ich przechowywania wyznaczony przepisami prawa. Dla zachowania bezpieczeństwa należy je więc zniszczyć. Nie wystarczy jednak wrzucić ich do niszczarki i zapomnieć. Jeśli chcesz naprawdę zadbać o bezpieczeństwo danych — i nie łamać przy tym obowiązujących zasad — sprawdź, co oznacza niszczenie dokumentów zgodne z prawem.
Dlaczego należy niszczyć dokumenty?
Zacznijmy od tego, dlaczego w ogóle niszczenie dokumentów jest ważne. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa — w tym RODO — każdy podmiot przetwarzający dane chronione zobowiązany jest do regularnego ich niszczenia.
Bezpieczne niszczenie dokumentów zapewnia ochronę przed wyciekiem danych. Gdyby do tego doszło, dane mogłyby zostać wykorzystane do popełnienia przestępstwa np. wyłudzenia bądź kradzieży tożsamości. W takim przypadku administrator danych może ponieść konsekwencje prawne, od kar finansowych nawet po pozbawienie wolności. Dlatego niszczenie dokumentów Głogów i utylizacja dokumentów Głogów warto przeprowadzić w sposób profesjonalny, np. korzystając z fachowego wsparcia.
Należy także wspomnieć, że niszczenie i utylizacja dokumentów określone jest dodatkowo przez przepisy prawa krajowego. Przykładowo dokumenty księgowe należy przechowywać przez 5 lat, a dokumentację prawniczą już od 10 do nawet 50 lat. Po tym czasie należy je bezpiecznie zniszczyć.
Niszczenie dokumentów zgodnie z prawem — czyli jak?
Przede wszystkim mowa tu o takim niszczeniu, które zapewni trwałe i nieodwracalne usunięcie danych. W praktyce oznacza to konieczność stosowania profesjonalnych metod, takich jak rozdrabnianie dokumentów na bardzo małe ścinki zgodnie z normą DIN 66399.
Nie trzeba jednak znać się na wymaganej procedurze i robić tego samodzielnie. Czasem zgodnie z prawem oznacza oddelegowanie tego fachowcom, aby mieć pewność, że wszystkie wymagania prawne zostaną zachowane. Niszczenie dokumentów Legnica i utylizacja dokumentów Legnica można więc z powodzeniem zlecić firmie zewnętrznej.
Pamiętaj także, że niszczenie dokumentów to nie tylko ich zamiana w ścinki. To także:
- niszczenie w warunkach pozwalających zachować wymagane normy bezpieczeństwa,
- niszczenie przez uprawnione do tego osoby,
- konieczność sporządzenia stosownego protokołu zniszczenia.
Niszczenie nie dotyczy wyłącznie dokumentów papierowych. W przypadku nośników danych, takich jak dyski należy zachować szczególną ostrożność zgodną z normą ISO 21964.
Pomoc w profesjonalnym niszczeniu dokumentów
Zachowanie wszystkich zasad bezpiecznego niszczenia dokumentów jest wymagające. Dlatego niszczenie dokumentacji Głogów oraz niszczenie dokumentów w Legnicy warto oddelegować zewnętrznej firmie.
Niszczenie może odbywać się zarówno bez opuszczania dokumentów siedziby firmy (mobilne niszczenie), jak i poza nią. Gdy korzystasz z usług firmy zewnętrznej, masz pewność, że niszczeniem zajmują się wykwalifikowani fachowcy.
To dobre rozwiązanie dla przedsiębiorców, dla których niszczenie dokumentów zgodnie z prawem jest istotne. Pozwala to nie tylko uniknąć ewentualnych kar w przypadku nieprawidłowego niszczenia dokumentów, ale także utrzymać dobry wizerunek firmy.